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Effiziente Sitzungen - Tipps und Tricks
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Wie Sie am meisten aus Meetings herausholen können
Berufen Sie nur eine Sitzung ein, wenn es unbedingt sein muss. Seien Sie sicher - ganz sicher! - dass das Meeting wirklich erforderlich ist.
Laden Sie nur jene Leute zur Sitzung ein, die entweder etwas zum Thema beitragen und nur jene, die vom Meeting profitieren können. Dies gilt genauso für periodische, wiederkehrende Sitzungen.
Bereiten Sie eine ausführliche Agenda vor. Wenn Sie glauben, Ihr Meeting kommt ohne aus, sollten Sie darüber nachdenken, ob die Sitzung überhaupt stattfinden soll. Limitieren Sie die Zeit für jedes Thema, um zu verhindern, dass ausschweifend diskutiert wird.
Laden Sie einige Tage im Voraus zur Sitzung ein, damit sich alle Teilnehmer darauf vorbereiten können. Hastig einberufene Meetings sind in der Regel tabu!
Sagen Sie das Meeting ab, wenn Sie denken, dass es nicht mehr nötig ist oder wenn sich nicht alle vollständig vorbereitet haben.
Beginnen Sie pünktlich.
Legen Sie ein Zeitbudget fest. Dann denken Sie darüber nach, ob alles auch in der Hälfte der Zeit zu schaffen wäre. Die Erfahrung zeigt, dass Meetings mit einem üppigen Zeitbudget reine Zeitverschwendung sind. Oft reicht wirklich die Hälfte der Zeit und es zwingt Sie, schnell zum Kern der Sache zu kommen.
Sie brauchen einen Sitzungsleiter. Dieser muss dafür sorgen, dass sich alle während des Meetings bei der Sache sind und bleiben.
Halten Sie sich strikt an die Sitzungsagenda. Wenn Sie zu Beginn des Meetings miteinander plaudern wollen, machen Sie daraus ein Traktandum (einen Tagesordnungspunkt).
Beenden Sie Ihre Sitzung zur vorgesehenen Zeit (oder früher). Verwenden Sie einen Timer, damit Sie sich leichter an die Zeiten halten können.
eingetragen von: Hans, Pfäffikon
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